Steht Verification of Payee auf Ihrer Agenda?
Am 19.03.24 trat die Instant Payment Regulation (IPR) in Kraft. Eine zentrale Regelung darin ist die verpflichtende „Verification Of Payee“ (VOP), auch IBAN-Name-Check genannt, die ab dem 09.10.2025 vor jeder Autorisierung einer Zahlung durchzuführen ist – sowohl für SEPA-Überweisungen (SCT) als auch für Instant Payments (SCT Inst).
Die IPR schreibt vor, dass Banken VOP auch für Zahlungen aus Bulk-Dateien anbieten müssen. Unternehmen können aber per Opt-out auf diese Prüfung verzichten. Die VOP darf auch hierbei nur im Zusammenhang mit einer Zahlung, also vor Autorisierung dieser Zahlung, durchgeführt werden. Eine Vorabprüfung (Prevalidation Service) vor der Erstellung der Zahldatei ist nach bisheriger Rechtslage durch die DSGVO in Deutschland nicht gedeckt.
Was passiert bei der VOP?
Die Bank des Auftraggebers sendet die VOP-Anfrage vor der Autorisierung an die Empfängerbank. Diese prüft, ob IBAN und Empfängername mit den hinterlegten Kontoinhaber-Daten übereinstimmen und meldet dem Auftraggeber der Zahlung das Ergebnis zurück.
Als Ergebnis können folgende Fälle vorkommen:
- „match“: IBAN, Empfängernamen und Kontoinhaber sind gleich
- „close match“: IBAN stimmt überein, Empfänger und Kontoinhaber mit kleinen Unterschieden
- „no match“: IBAN, Empfänger und Kontoinhaber stimmen nicht überein
- Empfängerbank ist nicht erreichbar, dies kann diverse Gründe haben
Wie bereitet man sich auf die VOP vor?
Was können Unternehmen nun im Vorfeld tun, um sowohl ihre eigenen Stammdaten für Kreditoren und Debitoren (auch diese können Zahlungen erhalten!) auf diese neue Lage vorzubereiten als auch ihre eigenen Kunden über die korrekte Bankverbindung zu informieren?
- In einem ersten Schritt sollten Unternehmen mit ihrer(n) Bank(en) Kontakt aufnehmen und klären, wie die Stammdaten des eigenen Unternehmens bei der Bank lauten. Anschließend sollte darauf hingewirkt werden, dass bei allen Banken und Konten der gleiche Name für das Unternehmen hinterlegt ist.
- Zu einer korrekten Angabe der Bankverbindung auf einer Rechnung, in (Miet-)Verträgen, auf Briefpapier u.a. ist ab sofort neben der Bankverbindung auch der Legal-Name oder der Handelsname (trade name) des Kontoinhabers anzugeben. Falls die VOP nämlich ein „no match“ beim Kunden erzeugt, wird dieser nicht zahlen. Es könnten Liquiditätsprobleme drohen.
- Bei allen Kunden- und Lieferantenkontakten sollte ab sofort auch der Kontoinhaber mit abgefragt werden, damit sukzessive die Stammdaten im ERP-System angepasst werden können. Ein großes Problemfeld sind hier Einzelfirmen (Personengesellschaften mit nur einem Inhaber), also keine juristischen Personen. Hierzu zählen Handwerksbetriebe, Selbständige etc.
Beispiel: Elektro Müller (ohne Zusatz einer Rechtsform) – wer ist Kontoinhaber? Peter Müller oder Erika Mayer? Bankkonten von Personengesellschaften lauten auf eine natürliche Person als Kontoinhaber und nicht auf Elektro Müller.
Was bedeutet Opt-out im Rahmen von VOP?
Bei der Wahl des Opt-out-Verfahrens gibt es wichtige Haftungsfragen zu berücksichtigen. Diese betreffen in erster Linie die Verantwortung bei Fehlüberweisungen oder Betrugsfällen, wenn das Unternehmen die Verifizierung des Zahlungsempfängers bewusst deaktiviert hat. Corporates sollten daher sorgfältig abwägen und möglicherweise rechtlichen Rat einholen, bevor sie sich für ein Opt-out entscheiden.
