E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025

Ab Jahresbeginn 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland im B2B-Bereich schrittweise Pflicht. Inländische Unternehmen müssen dann eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Übergangsfristen bestehen bis Ende 2027.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht. Dies hat für Unternehmen die folgenden Konsequenzen:

Pflicht zur E-Rechnung:

Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen für inländische Umsätze E-Rechnungen ausstellen, empfangen und verarbeiten können.

Ausnahmen:

Steuerfreie Umsätze, Kleinbeträge und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller:

• 2025 und 2026 ist es zulässig neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen auszustellen.
• 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026.
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen zwingend E-Rechnungen verwenden.

Definition der E-Rechnung:

• Nur Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht, gelten als E-Rechnungen.
• Papierrechnungen und PDF-Rechnungen per E-Mail werden ab 2025 als „sonstige Rechnungen“ betrachtet und sind nicht mehr zulässig.

Technische Anpassungen (lt. Schreiben des BMF vom 02.10.2023):

• Unternehmen müssen ihre Rechnungsstellungssysteme und Software anpassen, um E-Rechnungen erstellen und verarbeiten zu können.
• E-Rechnungen müssen den europäischen Standard EN16931 erfüllen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind geeignet.
• Nicht abschließend geklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren).

Vorteile der E-Rechnung:

• Effizienzsteigerung durch Digitalisierung der Prozesse wie Einlesen, Zuordnung, Prüfung, Buchung und Zahlungsanweisung
• Einsparung von Zeit, Papier, Porto und Kosten
• Reduzierung von Fehlern durch Wegfall manueller Eingaben

Unternehmen sollten sich frühzeitig mit diesen Änderungen auseinandersetzen, ihre Systeme anpassen und klare Vereinbarungen über die zu nutzenden Formate treffen, um die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht reibungslos bewältigen zu können.

Dabei bietet sich die Möglichkeit, diese regulatorische Pflicht mit einer zusätzlichen Optimierung zu verbinden: Man kann beispielsweise die E-Rechnung mit einer elektronischen Zahlungsaufforderung, dem sogenannten “Request to Pay” (RTP) kombinieren. RTP ist ein Nachrichtenprotokoll, das im Zahlungsverkehr eingesetzt wird und es Gläubigern ermöglicht, eine Zahlungsaufforderung über ihre Hausbank an die Hausbank des Schuldners zu senden. Der Empfänger der Zahlung bittet den Zahler somit, eine Rechnung zu begleichen.

RTP hat das Potenzial, das Kundenerlebnis und die End-to-End-Prozesse im Zahlungsverkehr und Handel zu verbessern. Beispielsweise können die in einem RTP übermittelten Rechnungsdaten direkt mit der tatsächlichen Zahlung auf dem Bankkonto verknüpft werden, wodurch der bestehende Medienbruch zwischen Billing und Banking beseitigt wird.

Da zahlreiche Details zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht noch in Bewegung sind, ist mit klärenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu rechnen.

Weitere Informationen zur E-Rechnung finden Sie auf den Webseiten der regionalen Industrie- und Handelskammern, beispielsweise IHK Limburg.

Siehe auch nachfolgende Links:

Deutsche Industrie- und Handelskammer:
https://www.dihk.de/de/themen-und-positionen/erste-klarstellung-zur-e-rechnungspflicht-104322

Bundesministerium der Finanzen:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-06-14-entwurf-einfuehrung-e-rechnung.html